1. Основні організаційні заходи

Протягом 2013 року робота архівного відділу була направлена на поліпшення умов зберігання та використання документів, задоволення попиту громадян, держави і суспільства в інформації, якісного обслуговування громадян міста.

Архівний відділ орендує напівпідвальне приміщення будівлі Державного казначейства (де раніше містився банк «Україна»). У напівпідвальному приміщенні знаходиться сховище, а робочий кабінет розміщений на 1-му поверсі.

Приміщення обладнане системою вентиляції та кондиціювання, що дає можливість постійно підтримувати необхідний температурно-вологісний режим. Пожежна сигналізація встановлена у 2006 році, а в 2009 році проведено удосконалення системи і систематично проводиться ремонт-профілактика. У травні 2013 року придбано 11 нових вогнегасників. Електрообладнання встановлене нове, з урахуванням правил пожежної безпеки для архівних приміщень, відповідно до договору з ПП «Актуаль-електро» проводилась робота по перевірці технічного стану електроустановок, заземлювачів, автоматичних вимикачів і ліній електропередач. Відповідно до вимог і норм ПТЕЕС і ПБЕЕС.

У відділі для роботи використовуються: 3 комп’ютери, два принтери, ксерокс, факс, комп’ютерний стіл, виставкове обладнання.

Документи з особового складу зберігаються у трудовому архіві, який створений у 2003 році.

На сьогодні продовжується робота в архіві над подальшим напрацюванням  архівної програми. В даний час виконано великий об’єм робіт: заведено до бази програми фотографії всіх рішень засідань  виконавчого комітету та сесій міської ради по 2007 рік включно, а також інформацію до запитів по прізвищу, імені, по-батькові, адресі, датою та номером рішення по 1993 рік включно.

Проведено 9 комплексних перевірок, 3 тематичних та 6 контрольних.

Проводились 2 семінари-навчання з працівниками, відповідальними за ведення діловодства та архівної справи на підприємствах, установах на яких було присутніми 92 чол.

2. Забезпечення збереженості та державний облік документів Національного архівного фонду.

Проведено перевіряння наявності стану справ за 9 фондами, із запланованих до перевірки 8 фондів, що складає з плану 2365 одиниць зберігання  виконано 5695 одиниць зберігання.

Нових фондів у 2013 році не надходило.

До архівного відділу у 2013 році надійшло 864 одиниць зберігання із запланованих 232 одиниць зберігання

У архівному відділі ведеться робота над наповненням бази до архівної програми, користуючись якою можна покращити обслуговування населення, полегшити роботу архівістів та зберегти фізичний стан документів. Про програму уже йшла мова у пункті 1.2.

3. Формування Національного архівного фонду. Експертиза цінності документів. Організація зберігання документів НАФ в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій.

- Схвалено: - 24 Інструкцій з діловодства установ та організацій;

- Положень про ЕК - 32 та Положень про архівні підрозділи 31;

- Номенклатури справ підприємств, установ і організацій-джерел комплектування архівів - 21 ;

- номенклатури справ інших підприємств, установ і організацій - 29.

З метою здійснення контролю за станом діловодства та архівної справи на підприємствах, установах та організаціях у зоні комплектування архівної установи проведено перевірки:

- Комплексні - 9;- Контрольні - 6;  -  Тематичні   -  3.

Проведено наступні семінари:

- 21 лютого архівним відділом спільно з комунальним підприємством «Житлово-ремонтне експлуатаційне управління» організовано та проведено семінар-практикум про основні правила ведення діловодства підприємств, установ, організацій міста.

- 11 червня 2013 року у залі засідань виконавчого комітету міської ради відбувся семінар-навчання “Організація діловодства та архівної справи”.

4. Використання інформації документів НАФ.

Підготовлено і проведено 8 фотодокументальних виставок на матеріалах особистих архівів :

-до відзначення 174-ї річниці з дня народження П.П.Чубинського  - січень;

- до Дня Перемоги та з нагоди 68-ї річниці  визволення міста від

  фашистських загарбників                                                           - травень;

- до Дня Скорботи і вшанування пам’яті жертв війни  в Україні,

  присвяченій 72-й річниці початку Великої Вітчизняної війни  - червень;

-з нагоди проведення практичної конференції “Хрещення Київської Руси- України - фундамент духовного розвитку української культури”, присвяченої 1025-ій річниці хрещення Київської Русі                                            - липень;  

- до Дня міста та з нагоди 70-ї річниці визволення Бориспільщини від німецько-фашистських загарбників                                                    - вересень;

-з нагоди відзначення 70-ї річниці визволення Бориспільщини від німецько-фашистських загарбників проведено презентацію фотодо-кументальної виставки “Вклонімось Великим тим рокам”                                      - жовтень;

-до Дня вшанування пам’яті жертв голодомору спільно з Бориспільським державним музеєм                                                                - листопад;

 -до Дня місцевого самоврядування                                              - грудень. 

В громадсько-політичній газеті Бориспільщини “Трудова слава” підготовлено та розміщено 5 статей:

- “Тут його земля, тут його коріння”. (№ 13-14 (12695-12696) від 01 лютого 2013р.)

-“Діловодство характеризує стиль роботи”. (№ 36-37 (12718-12719) від 19 березня 2013р.)

-"Інформаційні технології в архівну галузь". (№№131-132 (12813-12814) від 8 жовтня 2013 р.)

-“Приватні архіви частина культурної архівної спадщини”. (№№ 141-142 (12823-12824) від 29 жовтня 2013р.)

-“Перевірка відповідно до плану роботи державного архіву”. (№№ 153-155 (12835-12837) від 22 листопада 2013р.)

5. Заходи, вжиті на виконання доручень Уряду, спрямованих на поліпшення організації роботи із зверненнями громадян у напрямку активізації роботи з соціального захисту.

Для покращення обслуговування громадян та оптимізації роботи працівників архівного відділу впроваджено архівну програму автоматизації послуг. Програма забезпечує спрощення процедури пошуку документальної інформації та підвищення оперативності роботи працівників, дає можливість обміну документами між відділами виконавчого комітенту, Всі ці чинники позитивно впливають на якість та швидкість надання послуг. Пошук документальної інформації можна проводити за кількома опціями: за адресою, ініціалами, темою запиту, чи датою прийняття рішення. Також необхідною умовою функціонування програми є внесення документів в базу даних в електронному (сканованому) вигляді. Головне завдання нововведення полягає в забезпеченні надання за зверненням до архівного відділу фізичної чи юридичної особи необхідної інформації про наявність та зміст певних документів у скорочений термін. База даних дає можливість працівникам відділу не тільки швидко виконати запит, а й забезпечити фізичне зберігання документів, можливість відтворення архівного документу у разі втрати паперового варіанту.

Архівним відділом прийнято та надано позитивні відповіді 26 запитів про підтвердження трудового стажу.

Працює офіційний сайт Бориспільської міської ради на одній із сторінок розміщена інформація про архівний відділ – графік та час прийому, положення про відділ, його функції, послуги, звіт та інформації про роботу.

Систематично наповнюються інформацією сторінки архівного відділу в Мережі архівів Київщини, що складає 100 %.