Архівний відділ Бориспільської міської ради Київської області |
![]() |
Звіт Підсумки роботи архіву за 2012 рік Архівний відділ працюючи над виконанням плану розвитку архівної справи на 2012 рік досягнув вагомих результатів, про що свідчить зайняте 1-ше місце серед архівних відділів міських рад. 1. Основні організаційні заходи архівних установ. Начальник архівного відділу у 2012 році брала участь у розширеному засідання колегії Державного архіву Київської області, у травні провела Всеукраїнську Інтернет-конференцію «.», 13 грудня провела міський розширений семінар –практикум для відповідальних за ведення діловодства та архівної справи підприємств, установ та організацій. 2. Забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду У центрі уваги архівного відділу залишалися питання забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду, створення належних умов їх зберігання. В архівному відділі станом на 01.01.2013 року зберігаються 15 447 одиниць постійного зберігання. Загальна площа архівосховища складає 225,9 кв.м., протяжність стелажних полиць – 510 м, ступінь заповнення стелажного обладнання – 64,4 %. Відповідно до розпорядження Голови Київської облдержадміністрації від 09.04.2008 № 547 «Про заходи щодо забезпечення збереження документів в архівних установах Київської області», розпоряджень райдержадміністрацій та рішень місцевих рад були здійснені наступні заходи: - по відділу призначено наказом відповідальну особу за стан протипожежної безпеки. - розроблено програму про проведення вступного і первинного інструктажів. - розроблено графіки проведення протипожежних інструктажів та перевірки знань з пожежної безпеки. - визначено порядок дій на випадок виникнення пожежі, розміщено на видному місці в приміщенні. - проведено контроль профілактики автоматичної системи пожежної сигналізації та системи оповіщення про пожежу, а також системи кондиціювання повітря. - ведеться систематичний контроль за наявністю первинних засобів пожежогасіння та їх придатності. - проведено перевірку технічного стану електроустановок, заземлювачів,автоматичних вимикачів і ліній електропередач. З метою поліпшення умов зберігання документів закартоновано 614 од. зб. У 2012 році перевірено наявність та фізичний стан 3 546 од. зб. ( 6 фондів). Протягом звітного період у архівосховищі проводились санітарні дні, здійснено 54 виміри температурно-вологісного режиму. 3. Державний облік документів НАФ. Каталогізація документів не проводилась, так як ведеться робота над наповненням бази до архівної програми. Створена архівна програма у відділі напрацьовувалась на протязі 22012 року. Що дає можливість прискорити пошук інформації та покращити обслуговування. Рішення сесії та виконавчого комітету зафотографовано по 2006 рік, за 2007 рік прийнято на зберігання і в електронному варіанті також. По 1989 рік заведено до програми й інформацію для пошуку за прізвищем, адресою, назвою та датою рішення. Станом на 01.01.2013 року складено 47 243 картки, що складає 21 мг байт. У 2012 році стаття начальника архівного відділу Довгенко М.І. про вищеназвані напрацювання вийшла у 24 випуску збірки «Кращі практики місцевого самоврядування» здійсненої асоціацією міст України. Ознайомитись із статтею можна на веб-сторінці: www.auc.org/ua 4. Формування Національного архівного фонду. Організація зберігання документів в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій. Протягом 2012 року архівним відділом здійснювались заходи щодо поповнення Національного архівного фонду документами НАФ. Протягом звітного року до архівного відділу надійшло 641 од. зб. управлінської документації. У звітному році експертна комісія архівного відділу схвалила описи на 641 од. зб. управлінського документації та погодила описи справ на 517 справ з особового складу. Архівним відділом у 2012 році подано на розгляд і погоджено ЕПК обласного архіву зведених 17 номенклатури справ установ-джерел комплектування архівів та 7 установ за списком № 2. У 2012 році було проведено 17 перевірок установ, організацій міста. Архівний відділ протягом звітного періоду продовжував здійснювати контроль за станом упорядкування документів по встановлені роки в установах - джерелах формування НАФ. 5. Використання інформації документів Національного архівного фонду. Основною формою використання інформації архівних відділів залишається виконання тематичних запитів та запитів соціально-правового характеру. Протягом звітного року архівний відділ виконав 19 запитів соціально-правового характеру. З позитивним результатом виконано 19 запитів. Переважала тематика цих запитів: про обрання депутатами місцевих рад, та підтвердження з місця роботи. Тематичних запитів у 2012 році виконано 458 ( з позитивним результатом - 452 запити). Для покращення обслуговування звернень громадян у відділ продовжував працювати відкритий у 2008 році Інформаційно-довідковий центр, де розміщено стенди із необхідною інформацією. Працювали фотодокументальні виставки, які систематично поновлювались. Протягом 2012 року правний відділ відвідали 9 користувачів (іноземних громадян не було), яким видано 143 справи. Ведеться робота по наповненню інформації до сайту «Мережа архівів Київщини – м. Бориспіль», а атож робота по створенню описів у електронному вигляді та розміщенні їх на сайті архіву. Трудовий архів створений у 2003 році функціонує самостійно.
Начальник архівного відділу М.І.Довгенко
|