Архівний відділ  працюючи над виконанням плану розвитку архівної справи на 2012 рік   досягнув вагомих результатів, про що свідчить зайняте 1-ше місце серед архівних відділів міських рад.

1. Основні організаційні заходи архівних установ.

            Начальник архівного відділу у 2012 році брала участь у розширеному засідання колегії Державного архіву Київської  області, у травні провела Всеукраїнську Інтернет-конференцію «.», 13 грудня провела міський розширений семінар –практикум для відповідальних за ведення діловодства та архівної справи  підприємств, установ та організацій.

2. Забезпечення збереженості документів  Національного архівного фонду

            У центрі уваги архівного відділу залишалися питання забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду, створення належних умов їх зберігання.

            В архівному відділі станом на 01.01.2013 року зберігаються 15 447 одиниць  постійного зберігання.

            Загальна площа архівосховища складає 225,9 кв.м., протяжність стелажних полиць – 510 м, ступінь заповнення стелажного обладнання – 64,4 %.

            Відповідно до розпорядження Голови Київської  облдержадміністрації від 09.04.2008 № 547  «Про заходи щодо забезпечення збереження документів в архівних установах Київської області», розпоряджень райдержадміністрацій та рішень місцевих рад були здійснені наступні заходи:

- по відділу призначено наказом відповідальну особу за стан протипожежної безпеки.

- розроблено програму про проведення вступного і первинного інструктажів.

- розроблено графіки проведення протипожежних  інструктажів та перевірки знань з пожежної безпеки.

- визначено порядок дій на випадок  виникнення пожежі, розміщено на видному місці в приміщенні.

- проведено контроль профілактики автоматичної системи  пожежної сигналізації та системи оповіщення про пожежу, а також системи кондиціювання повітря.

- ведеться систематичний контроль за наявністю  первинних засобів пожежогасіння та їх придатності.  

- проведено перевірку технічного стану електроустановок, заземлювачів,автоматичних вимикачів і ліній електропередач.

            З метою поліпшення умов зберігання документів закартоновано 614 од. зб.

            У 2012 році перевірено наявність та фізичний стан 3 546 од. зб. ( 6 фондів).

            Протягом звітного період у  архівосховищі проводились санітарні дні, здійснено 54 виміри температурно-вологісного режиму.

3. Державний облік документів НАФ.

            Каталогізація документів не проводилась, так як ведеться робота над наповненням бази до архівної програми.

Створена архівна програма у відділі напрацьовувалась на протязі 22012 року. Що дає можливість прискорити пошук інформації та покращити обслуговування. Рішення сесії та виконавчого комітету зафотографовано  по 2006 рік, за 2007 рік прийнято на зберігання і в електронному варіанті також. По 1989 рік заведено до програми й інформацію для пошуку за прізвищем, адресою, назвою та  датою рішення.

Станом на 01.01.2013 року складено 47 243 картки, що складає 21 мг байт.

У 2012 році стаття начальника архівного відділу Довгенко М.І. про вищеназвані напрацювання вийшла у 24 випуску збірки «Кращі практики місцевого самоврядування» здійсненої  асоціацією міст України. Ознайомитись із статтею можна на веб-сторінці: www.auc.org/ua

4. Формування Національного архівного фонду. Організація зберігання документів в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій.

            Протягом 2012 року архівним відділом здійснювались заходи щодо поповнення  Національного архівного фонду документами НАФ.

            Протягом звітного року до архівного відділу надійшло 641 од. зб. управлінської документації.

            У звітному році експертна комісія архівного відділу  схвалила описи на 641 од. зб. управлінського документації та погодила описи справ  на 517 справ  з особового складу.

             Архівним відділом у 2012 році подано на розгляд  і погоджено ЕПК обласного архіву зведених 17 номенклатури справ установ-джерел комплектування архівів та 7 установ за списком  № 2.

            У 2012 році було проведено  17 перевірок установ, організацій міста.

            Архівний відділ  протягом звітного періоду продовжував здійснювати контроль за станом упорядкування документів  по встановлені роки в установах -  джерелах формування НАФ.

5. Використання інформації документів Національного архівного фонду.

            Основною формою використання інформації архівних відділів залишається виконання тематичних запитів та запитів соціально-правового характеру.

             Протягом  звітного року архівний відділ виконав 19 запитів соціально-правового характеру. З позитивним результатом виконано 19 запитів. Переважала тематика цих  запитів:   про обрання депутатами місцевих рад,  та підтвердження з місця роботи.

            Тематичних запитів у 2012 році виконано  458 ( з позитивним результатом - 452  запити).

Для покращення обслуговування звернень громадян у відділ продовжував працювати відкритий у 2008  році Інформаційно-довідковий центр, де розміщено стенди із необхідною інформацією. Працювали фотодокументальні виставки, які систематично  поновлювались. 

Протягом 2012 року правний відділ відвідали 9 користувачів (іноземних громадян не було),  яким видано 143 справи.

Ведеться робота по наповненню  інформації до сайту «Мережа архівів Київщини – м. Бориспіль», а атож робота по створенню описів у електронному вигляді та розміщенні їх на сайті архіву.

Трудовий архів створений у 2003 році функціонує самостійно.

Начальник архівного відділу                                       М.І.Довгенко